Cyril Parkinson y la ley de la Productividad
Por Pilar, el 02/03/2016
Profundo conocedor de la burocracia inglesa, enunció la conocida ley de Parkinson que está estrechamente vinculada con la productividad. "El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine". En otras palabras, si tenemos un plazo de una semana para hacer una tarea, la utilizaremos entera aunque fuera posible hacerla en tres días. Iremos estirando hasta utilizar todo ese tiempo disponible, que no siempre es necesario. En primer gastaremos una parte de él pensando cómo realizar la tarea, en vez de ponernos manos a la obra. Y al disponer un lapso excesivo seguramente la acabaremos enredando y complicando más de lo que toca, en vez de buscar un proceso menos complejo, ¿por qué? porqué tenemos el plazo de entrega lejos, a una semana. Ahora piensa en las veces que por ejemplo has tenido una semana para preparar un trabajo y de repente te das cuenta de que te has equivocado... y es para mañana! Seguro que a costa de pasar sueño lo has sacado adelante, por la sencilla razón de que al acortarse el plazo disponible se ha aprovechado a tope, no ha habido tiempos muertos. De repente nos han sobrado seis días.... La motivación por acabar la tarea ha aumentado al ver que se acercaba el momento.
Lo cierto es que la mala gestión y cálculo del tiempo hace que se pierda mucha productividad. Si una tarea se puede hacer facilmente en un periodo pequeño, ¿por qué se da un plazo más largo aún a sabiendas de que es demasiado? Si uno es realista y sabe cuánto emplea en hacer una tarea, puede darse un mínimo margen para imprevistos, pero se ajustará al plazo marcado. Si uno es consciente de la complejidad de su labor, la desmenuzará en tareas más pequeñas, para notar la sensación de estar avanzando y no generarse ansiedad. Y para eso hay que marcar los tiempos muy bien y ponerse objetivos alcanzables. Porque se corre el riesgo de padecer ansiedad y frustración al ver que no se pueden completar las cosas y se van acumulando. Y ese bloqueo nos lleva directamente a cibercrastinar, el gran mal de nuestro tiempo. Tan mala es la falta de tiempo como el exceso del mismo, porque hace que nos confiemos, que no tomemos conciencia de la magnitud de la tarea y nos dispersemos.
Trabajar menos, con calidad y producir al máximo, debería ser una máxima en nuestra vida y en nuestra sociedad. Acotar tiempos y saber cuándo, cuánto hay que trabajar y hacerlo con la máxima motivación y eficacia. Dejar que una tarea absorba todo el tiempo que somos capaces de dedicarle no es en absoluto eficiente, ni a nivel personal, ni al de empresa, ni al de sociedad. Tabajar muchas horas no significa hacerlo mejor. Organizar tareas, hacerlas factibles en consecución y plazos, y ser eficaces y trabajar gestionando bien nuestros recursos es lo que nos hará ser productivos. Todo lo que no sea así solo nos hará parecer ocupados, eso sí, pero perdiendo un tiempo precioso para otros menesteres.
Imagen: Emma Wallace
